O Custo Escondido da Rotatividade em Outsourcing de IT
Porque é que o preço/hora não é o único número que devia analisar antes de escolher um parceiro
Imagine a seguinte situação: contratou uma equipa de outsourcing de TI para um projecto crítico. Ao terceiro mês, quando o projecto começa finalmente a ganhar velocidade, um dos consultores sai. O fornecedor promete uma substituição rápida e cumpre. Mas o novo profissional precisa de semanas para compreender o sistema, o histórico de decisões e as particularidades do projecto. O prazo que parecia garantido começa a escorregar.
Isto não é uma excepção. É, provavelmente, o cenário mais subestimado na hora de escolher um parceiro de outsourcing, porque a decisão é quase sempre tomada a olhar para um único número: o preço por hora.
Os custos que não aparecem na factura
Quando um consultor sai a meio de um projecto, o impacto financeiro real raramente aparece isolado numa linha de despesa. Reparte-se por vários sítios:
Perda de conhecimento acumulado. Tudo o que o consultor aprendeu sobre o sistema, as decisões tomadas e o porquê de terem sido tomadas, sai com ele.
Tempo de integração do substituto. Mesmo um profissional excelente precisa de semanas (por vezes meses) para atingir o mesmo nível de produtividade.
Atrasos e re-trabalho. Entregas que dependiam daquela pessoa deslizam, e outras partes da equipa acabam a rever ou refazer trabalho.
Desgaste da relação com a equipa interna. Cada substituição obriga a equipa do cliente a "reexplicar" o projecto, o que consome tempo que devia estar a ser investido no produto.
Estudos sobre o custo da rotatividade de profissionais técnicos estimam que substituir um colaborador pode custar entre metade e o dobro do seu salário anual e que a maior parte desse custo (entre 60% e 70%, segundo algumas análises) não é o custo directo de recrutamento, mas sim produtividade perdida, tempo de gestão e curva de aprendizagem. Ou seja: o valor que se vê na factura de recrutamento é normalmente a parte mais pequena do problema.
Preço por hora vs. custo total do projecto
É natural comparar propostas de outsourcing pelo valor da tarifa horária, é o número mais visível e mais fácil de comparar entre fornecedores. Mas é também o número que menos diz sobre o custo real de um projecto.
Um fornecedor com uma tarifa 10% mais baixa, mas com rotatividade elevada, pode facilmente custar mais no total: entre atrasos, re-trabalho e tempo de integração repetido de novos consultores. A pergunta que deveria acompanhar sempre a comparação de preços é simples: quanto tempo é que os consultores deste fornecedor costumam permanecer num projecto?
Sinais de alerta antes de assinar um contrato de outsourcing
Antes de fechar um contrato, vale a pena verificar:
O fornecedor sabe (e está disposto a partilhar) a sua taxa de retenção de consultores?
Os contratos e a estrutura da equipa são pensados para projectos longos, ou o modelo assenta em rotação rápida de pessoas?
Existe acompanhamento activo do consultor durante o projecto, ou o fornecedor limita-se a colocar a pessoa e desaparecer?
Em caso de saída de um consultor, qual é o processo de transição de conhecimento para o substituto?
Perguntas a fazer a um fornecedor de outsourcing antes de decidir
Leve estas perguntas para a próxima reunião com um potencial parceiro:
Qual é a duração média de permanência de um consultor num mesmo projecto/cliente?
Como é feita a documentação e a transição de conhecimento quando alguém sai?
Que condições oferecem aos consultores para os manter motivados e a longo prazo num projecto?
Que garantias existem em caso de saída inesperada de um consultor a meio de um projecto?
Uma questão de modelo, não só de sorte
A rotatividade elevada não é inevitável. É, em grande parte, consequência do modelo de relação que um fornecedor de outsourcing estabelece com os seus consultores. Parcerias construídas para durar, com condições e acompanhamento adequados, tendem a traduzir-se em equipas mais estáveis e, por consequência, em projectos com menos sobressaltos para quem contrata.
É exactamente esse o critério que deveria pesar tanto como o preço na escolha de um parceiro de outsourcing de TI.
Está a avaliar parceiros de outsourcing de TI para o seu próximo projecto?
Fale com a nossa equipa e avalie connosco se somos o parceiro certo para si.
Comentários